Secretaresse Bestuursbureau (0,8 fte) at Hogeschool Leiden

Hogeschool Leiden zoekt:
Secretaresse Bestuursbureau (0,8 fte)

De functie

Samen met je collega-secretaresses ben je verantwoordelijk voor de algehele ondersteuning van het College van Bestuur (hierna CvB) en de secretaris van het CvB.

Je zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken goed verloopt en dat het College zijn werk zo efficiënt en voorbereid mogelijk kan doen.

Je belangrijkste werkzaamheden zijn:

-      complex agendabeheer;

-      verzamelen en verzenden van vergaderstukken;

-      voorbereiden en het incidenteel notuleren van vergaderingen;

-      verzorgen van correspondentie;

-      afhandeling van mail, post en telefoon;

-      relatiebeheer;

-      archiveren;

-      beheren en actualiseren van documentatie, dossiers en archief.

De afdeling

Als secretaresse maak je deel uit van het Bestuursbureau. Deze afdeling is het aanspreekpunt met betrekking tot bestuurlijke en juridische zaken voor zowel interne als externe relaties. Het Bestuursbureau ondersteunt en bereidt de diverse besluitvormende en bestuurlijke overleggen voor zoals het CvB overleg, vergaderingen met de Raad van Toezicht en meerdere in- en externe overleggen. De afdeling wordt aangestuurd door de secretaris van het CvB.

Profiel

Je bent een ervaren en professionele kandidaat, die stevig in zijn of haar schoenen staat. Je bent gewend om in een bestuurlijke omgeving te werken. Je denkt mee, signaleert en informeert (de secretaris van) het CvB. Je werkt proactief, kan snel schakelen en anticipeert op ingewikkelde processen. Je kunt onder tijdsdruk werken, bent stressbestendig en

behoudt het overzicht. Je bent energiek, sociaal en communicatief. Je hebt oog voor detail en zet de puntjes op de i. Discretie, integriteit en gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen zijn essentieel voor deze functie. Je werkt graag samen met je collega’s van het bestuursbureau.

Functie-eisen

De functie-eisen voor deze vacature zijn:

-      een afgeronde (secretariële) opleiding;

-      hbo werk- en denkniveau;

-      aantoonbare ervaring in een soortgelijke

       functie (in een bestuurlijke omgeving);

-      uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;

-      uitstekende kennis van het MS Office-pakket;

-      ervaring met het werken in een SharePoint-omgeving.

Hogeschool Leiden

Hogeschool Leiden is een multisectoriële hogeschool in het hart van de Randstad.

De hogeschool heeft ongeveer 11.000 studenten en 1.100 medewerkers. Het onderwijs wordt verzorgd binnen vijf faculteiten met een eigen identiteit, die samenhangt met het karakter van de opleidingen en de verschillende beroepen en werkvelden waarvoor de studenten worden opgeleid. Onze maatschappelijke opdracht is om goed beroepsonderwijs te verzorgen en gekwalificeerde professionals op te leiden die beschikken over een kritische houding en in staat zijn te functioneren in een veranderende beroepspraktijk. Naast kwalificatie voor de beroepspraktijk maken persoonsvorming, socialisatie, internationalisering en het ontwikkelen van maatschappelijke verantwoordelijkheid deel uit van onze opleidingen. Het leren van de student staat daarbij altijd centraal.

Arbeidsvoorwaarden

De cao-hbo is van toepassing. De arbeidsovereenkomst is naar beleid van de hogeschool in eerste instantie voor bepaalde tijd voor de duur van een jaar. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal € 2.529,33 en maximaal € 3386,57 (schaal 8) bruto per maand op basis van een volledig dienstverband. Daarnaast is er een gunstige pensioenregeling via het ABP en kent de CAO-hbo een eindejaarsuitkering van 8,3 %. De hogeschool is dicht bij het station Leiden Centraal gelegen.

Informatie en sollicitatie

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 1 november 2019. Informatie over de functie kan worden ingewonnen bij Hermien Wiechers, secretaris CvB, via telefoonnummer 06-12738173 of per e-mail: wiechers.h@hsleiden.nl.

Je sollicitatie, inclusief curriculum vitae kan je tot en met 18 oktober a.s., mailen naar: werving-selectie@hsleiden.nl

Vermeld a.u.b. in de titel van je mail: ‘vacaturenummer 100/2019/CvB, uw achternaam en voorletter(s)’

De interne en externe sollicitatieprocedure lopen tegelijkertijd. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur.

Wij verzamelen de persoonlijke gegevens uitsluitend voor de selectie. De persoonsgegevens zullen worden vernietigd uiterlijk 4 weken na het afronden van de procedure. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Hogeschool Leiden kunt u vinden op de website https://www.hsleiden.nl/over-hl/organisatie/rechtsbescherming-en-reglementen/gedragsregels-en-rechtsbescherming

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Biotech Training Facility: unique professional GMP and biosafety courses in a state-of-the-art environment.

BTF