Managementassistent Leiden Bio Science Park

In een dynamische innovatieve en internationale omgeving schep jij als management assistent orde en structuur en vervul je een zeer waardevolle en ondersteunende rol voor (primair) de directeur van het Leiden Bio Science Park en het jonge ambitieuze team. Want door jouw waardevolle werk kunnen wij allemaal nog beter ons werk doen.
Je primaire taak is zorg te dragen voor een goede verwerking en opvolging van binnenkomende e-mails bij de directeur en de infobox en je zorgt ook voor een goed georganiseerd, soms complex, agendabeheer.

Ook ontvang en behandel je inkomend telefonische verkeer met de meest uiteenlopende vragen. Door vlotte communicatie weet je hier op een kantvriendelijke manier opvolging aan te geven. Ook weet je binnen het team en of de netwerkorganisatie al snel de juiste mensen te vinden waar zaken naartoe doorgespeeld kunnen worden zodat we zo efficiënt mogelijk kunnen samenwerken en adequaat kunnen reageren op vragen van buiten.

Je herkent en stelt prioriteiten op basis van urgentie en belang, waardoor je de juiste zaken op het juiste moment aanpakt en of onder de aandacht brengt. Door jouw gestructureerde werkwijze en organisatorisch inzicht zorg je voor overzicht en een soepel verloop van dagelijkse werkzaamheden. Je bent daarbij stressbestendig en oplossingsgericht. In een dynamische en soms hectische omgeving floreer jij en weet jij rust te brengen.

We werken als organisatie als een spin in het web van het Leiden Bio Science Park en werken samen met veel verschillende stakeholders en  partners en verbinden hen. Als management assistent ben jij op jouw beurt de spin in het web van de organisatie. Je staat dan ook veel in contact en communiceert met onze stakeholders en partners en je weet ook goed en snel met hen te schakelen om zaken (zoals meetings of stukkenstroom of het beantwoorden van vragen) voor elkaar te krijgen. Ook het vastleggen van bestuursvergaderingen en zorgen dat acties worden opgevolgd behoort tot je taken, net als het documenteren van zaken en het goed gebruik van ons CRM systeem zodat de waardevolle contacten die worden opgedaan ook goed worden vastgelegd.

Klinkt dit alles als de uitdaging met levendige werksfeer die je zoekt? Solliciteer dan snel want wij verheugen ons enorm op de samenwerking met jou!

Kerntaken:

• Ondersteuning directeur (agenda/mail): De directeur ontvangt veel e-mails en woont veel afspraken bij. Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor het bijhouden en verwerken van diverse e-mailstromen, mailboxen (o.a. van de directeur) en agendaverzoeken, inclusief het structureren en prioriteren daarvan. En inclusief het verwerken van contactgegevens in ons CRM-systeem HubSpot. Tevens plan je vergaderingen met diverse stakeholders inclusief complex agendabeheer. Daarnaast coördineer je vergaderingen en bijeenkomsten en ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden, notuleren en opvolgen van bestuursvergaderingen. Dit betreft ongeveer 80% van de werkzaamheden.
• Officemanagement: Als managementassistent ben je onder andere (mede-)verantwoordelijk voor het inrichten, verbeteren en stroomlijnen van de interne processen, inclusief documenteren van contracten en andere stukken en HRM-activiteiten zoals het opvolgen van ziekmeldingen en het doorvoeren van personeelsmutaties in diverse portals. De ontvangst van gasten behoort ook tot je takenpakket, evenals het incidenteel ondersteunen van evenementen.
• Overige communicatie: Het Leiden Bio Science Park ontvangt, naast persoonlijke berichten, ook berichten van algemene mailboxen en telefonische verzoeken. In deze rol ben je ook verantwoordelijk voor het op een klantvriendelijke manier en effectief doorzetten dan wel opvolgen van deze berichten en het uitvoeren van eventuele werkzaamheden hieruit.

Achtergrond, kennis en ervaring

• Ervaring als managementassistent, directiesecretaresse en of personal assistant
• hbo werk- en denkniveau
• Ervaring met stakeholdermanagement en sterke communicatieve vaardigheden.
• Vaardig in het gebruik van tools zoals Microsoft office in brede zin.

Competenties en vaardigheden

• Sterke plannings- en organisatorische vaardigheden: Je kunt je werkzaamheden efficiënt plannen en structureren, je kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden en weet snel tot de kern te komen en goed te prioriteren.
• Administratief nauwkeurig: Je zorgt ervoor dat administratieve taken zorgvuldig en accuraat worden uitgevoerd.
• Communicatief en taalvaardig: Je beheerst de Nederlandse en de Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk en je hebt sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden. Je bent bestuurlijk sensitief.
• Oplossingsgericht en klantgericht: Je bent stressbestendig en brengt rust in de organisatie. Je bent in staat om problemen zelfstandig, snel en efficiënt op te lossen en hebt oog voor de behoeften van de collega’s en diverse (externe) stakeholders.
• Teamspeler: Je werkt graag samen met collega’s. Je bent dienstverlenend en denkt en handelt met een positieve houding en een gezonde dosis humor aan het gezamenlijke doel.
• Proactief, flexibel en zelfstandig: Je neemt initiatief en werkt zelfstandig. Ook weet je goed hoofd- en bijzaken te scheiden en te prioriteren. Je kunt goed omgaan met onvoorziene omstandigheden en daar flexibel op reageren.

Wij bieden

• Een uitdagende functie in een innovatieve en internationale werkomgeving.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en kansen om bij te dragen aan het versterken van de parkorganisatie.
• Samenwerking met een gedreven, ambitieus en jong team en vooraanstaande partners en stakeholders binnen het grootste Life Sciences & Health-cluster in Nederland.
• Flexibiliteit waardoor je jouw ambities kunt combineren met jouw privéleven.
• Standplaats: Leiden, deels mogelijkheid tot hybride werken.
• Dienstverband: full-time 36 – 40h per week.
• Salarisindicatie: €3186—€4255,- per maand op basis van fulltime aanstelling (40 uur).

Over het Leiden Bio Science Park

Het Leiden Bio Science Park is het grootste cluster van bedrijven, onderwijsinstellingen en kennisinstituten binnen de Life Sciences & Health (LSH) van Nederland. Het oudste, grootste en meest complete science park op het gebied van LSH. Hier wordt door 26.000 professionals en 27.000 studenten bij meer dan 500 organisaties gewerkt aan de toekomst van gezondheid. Impactvolle innovaties die onze levens verbeteren en verlengen. Een bruisend en internationaal innovatiedistrict waar samenwerking en samenkomst worden gestimuleerd en gefaciliteerd. Stichting Leiden Bio Science Park is de campusorganisatie/parkorganisatie van het park en is o.a. verantwoordelijk voor de strategie en zichtbaarheid en faciliteert en regisseert samen met haar partners de interactie op het park door community management & events, marketing communicatie, business development, knowledge development, human capital agenda en gebiedsontwikkeling.

Interesse?

Stuur tot en met 16 maart je CV en motivatie naar vacatures@leidenbiosciencepark.nl. Wij hechten veel waarde aan je motivatie dus ontvangen naast je CV ook graag een motivatiebrief. Voor vragen kun je contact opnemen met Victor  van der Horst op +31 681652697. We kijken ernaar uit om jou als onze nieuwe collega te verwelkomen en samen verder te bouwen aan de toekomst van het Leiden Bio Science Park!